Dans une copropriété, le conseil syndical, composé de membres élus par l’assemblée générale, coordonne les relations entre le syndic et les copropriétaires et assure une mission d’assistance et de contrôle du syndic. A ce titre, il peut prendre connaissance et copie, à sa demande, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété. Mais lorsqu’il s’agit de documents stratégiques, bien souvent, le syndic « retarde, voire refuse de les remettre au conseil syndical », selon l’Association des responsables de copropriétés (ARC).
Pour mettre un terme à cette pratique, la loi portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique, dite loi Elan, du 23 novembre 2018 est venue compléter l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 sur le statut de la copropriété en instaurant une pénalité financière calculée par jour de retard. L’article 203 de la loi Elan prévoit qu’ « en cas d’absence de transmission des pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic dont le montant minimal est fixé par décret ».
Le décret paru le 24 mai au Journal officiel fixe à 15 € minimum la pénalité applicable par jour de retard. Par exemple, au bout d’un mois de retard, 450 € minimum devront être retranchés des honoraires de base du syndic.
Comment appliquer cette pénalité ?
Le décret ne précise pas les modalités d’application. Comme l’explique l’ARC, « pour que les pénalités de retard puissent être appliquées, il faut démontrer la réalité de la demande et que les documents réclamés n’aient pas été remis par le syndic dans un délai d’un mois ». Le conseil syndical devra donc faire sa demande de documents par courrier en recommandé avec accusé de réception afin de pouvoir définir à partir de quel jour débutera le calcul des pénalités financières.
Le conseil syndical devra, par ailleurs, vérifier, dans les comptes de la copropriété, que les pénalités figurent bien comme produits exceptionnels dans le « compte 714 – produits divers ».